دفتر کار مجازی چیست؟

طبق تعریف Messenger and Gschwind (2016) اصطلاح دفتر مجازی به فضای اداری اشاره دارد که کارکنان می توانند از طریق ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) برای کار از راه دور به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.

مزایای استفاده از دفتر کار مجازی

همانطور که گفتیم، دفتر کار مجازی مزایای زیادی برای شرکت‌ها به خصوص استارتاپ‌ها دارد و روز به روز به محبوبیت آن افزوده می‌شود. در ادامه تعدادی از مزایای این سرویس را معرفی می‌کنیم:

• اعتباربخشی به کسب و کار

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از این سرویس، اعتباردهی به شرکت‌های کوچک است. این سرویس نام شرکت شما را در لیست شرکت‌های معتبر قرار می‌دهد و آدرسی را به عنوان مکان شرکت شما ثبت می‌کند. به این وسیله افراد به کسب و کار شما اعتماد بیشتری خواهند داشت و آدرس واقعی شما نمایش داده نمی‌شود.

همچنین با استفاده از سرویس تلفن ثابت ابری (cloud) ارائه شده در دفتر کار مجازی، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. با ضبط و ذخیره تماس‌ها توسط این سرویس و همچنین قابلیت استفاده از منشی مجازی، پاسخگویی شما به مشتریان با دقت و نظارت انجام می‌شود و اعتماد کاربران به کسب و کار شما افزایش می‌یابد.

• کاهش هزینه‌ها

همانطور که می‌دانید، راه‌اندازی یک شرکت امری بسیار دشوار و پرهزینه است. هزینه‌هایی مانند اجاره ملک، خرید تجهیزات، استخدام نیرو، بیمه، مزایا و سایر موارد از نیازهای اولیه برای راه‌اندازی یک شرکت کوچک است. با استفاده از سرویس دفتر کار مجازی و به‌کارگیری نیروهای فریلنس، این هزینه‌ها حذف می‌شود و تنها لازم است مبلغی را برای اشتراک سرویس دفتر کار مجازی پرداخت کنید.

هزینه‌های دیگری مانند هزینه بنزین، کرایه تاکسی و وسایل نقلیه عمومی، غذا و سایر نیازها نیز به طور چشمگیری برای کارمندان کاهش می‌یابد. به عبارت دیگر،‌ به‌کارگیری سرویس دفتر کار مجازی هم برای صاحب‌کار و هم برای کارمند مقرون به صرفه است.

• افزایش تعداد افراد مشغول به کار

وقتی به محیط فیزیکی نیازی نباشد و هر فردی قادر باشد از هر جایی وظایف خود را انجام دهد، دیگر مشکل کمبود جا و امکانات مطرح نیست. در نتیجه آن شرکت می‌تواند افراد دیگری را استخدام کند تا به طور دورکاری در هر جایی که هستند با آن‌ها همکاری کنند.

این مورد مزیتی برای صاحب کسب و کار و همچنین کارمندان به حساب می‌آید. شرکت می‌تواند با به کارگیری کارمندان بیشتر، بازدهی بهتری کسب کند و از طرف دیگر افراد بیشتری استخدام می‌شوند و به نوعی اشتغال‌زایی صورت می‌گیرد.

• مدیریت کامل تماس‌ها و ارتباط بهتر با مشتریان

سرویس دفتر کار مجازی یک تلفن ثابت سازمانی ابری به هر شرکتی اختصاص می‌دهد که قابل انتقال بوده و می‌توان داخلی‌های متعددی را برای هر فرد در هر نقطه‌ای تعریف کرد. در نتیجه کارمندان در هر مکانی که باشند می‌توانند به تماس‌ها پاسخ دهند و ارتباط خود را با مشتریان به درستی حفظ کنند.

این سرویس تلفن ثابت سازمانی ابری مستقل از اندازه سازمان، به مدیران این امکان را می‌دهد تا با افزایش و کاهش تعداد کارمندان خود، بدون هیچ مشکلی تعداد داخلی‌های کسب و کار خود را تغییر دهند. همچنین نیازی به صرف هزینه برای سرورهای گران‌قیمت نیست و تمامی این تجهیزات از سمت شرکت ارائه دهنده خدمات، تامین و نگهداری می‌شود.